GFIP: o que é, como preencher e erros mais comuns

O que é GFIP

GFIP é uma sigla para Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social.

Trata-se de uma declaração mensal que as empresas precisam entregar à Previdência Social informando uma série de dados de seus colaboradores. Esses dados permitem o cálculo e a concessão de benefícios como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), por exemplo.

O documento é obrigatório a todos os empregadores, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. Também é obrigatório para contribuintes equiparados a empresas.

Ele foi criado em 1999 para substituir a GRE. No entanto, em 2021 teve início a transição para uma versão mais atualizada, a Declaração de Débitos e Créditos (DCTFWeb), a fim de facilitar a emissão do documento.

Ainda assim, a GFIP continuará sendo utilizada - porém limitada ao pagamento do FGTS e fatos geradores anteriores à obrigatoriedade do eSocial.

A GFIP e a DCTFWeb têm a mesma função e se diferem apenas no modo de emissão. Agora, a DCTFWeb é entregue pelo Portal e-CAC e não mais pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).

Informações que devem constar na GFIP

A GFIP tem várias finalidades importantes. Uma delas é prestar ao INSS informações relacionadas à existência de vínculo empregatício ou salários pagos aos funcionários, permitindo o recolhimento do FGTS dos empregados informados.

Ela também permite ao INSS ter um registro válido e funcional de todos os seus segurados, mantendo seu banco de dados sempre atualizado e ajudando na concessão de benefícios e cálculos previdenciários.

É por meio do envio da GFIP que o INSS obtém as informações para a atualização do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Também é uma forma da Receita Federal conseguir fiscalizar a regularidade do pagamento pelas empresas.

Por isso, deve trazer dados da empresa e também detalhar informações financeiras e individuais dos empregados, já que cada um deles terá sua própria guia. Por exemplo:
● dados sobre o negócio, como razão social, nome fantasia, CNPJ e endereço, por exemplo;
● relação dos colaboradores ativos, sejam eles funcionários efetivos, aprendizes e contribuintes individuais;
● dados dos empregados, como vínculo empregatício, datas de admissão, demissão e remuneração bruta (incluindo benefícios e contribuições patronais);
● montante a ser recolhido para o FGTS;
● valores e contribuições devidas ao INSS.

Como preencher a GFIP

A emissão e entrega da GFIP são feitas pelo SEFIP, plataforma desenvolvida pela Caixa Econômica Federal que consolida os dados cadastrais e financeiros de uma empresa e seus funcionários e faz a geração da guia GFIP.

Assim, para preencher o documento, basta seguir o passo a passo:
● abrir o sistema SEFIP, utilizado para emitir e enviar a GFIP;
● importar o arquivo com os dados da folha de pagamento diretamente para o sistema;
● conferir os dados e valores;
● executar;
● confirmar.

Mesmo que não haja recolhimento, é essencial enviar a GFIP, indicando no documento a ausência de movimento. Nesse caso, finalize clicando em "salvar", sem alterar o nome do arquivo.

Com as informações preenchidas, é preciso gerar a guia e pagá-la até o prazo de vencimento. Caso haja atrasos, a empresa pode ser penalizada com a cobrança de juros e multas que começam em 2% ao mês sobre o valor total devido.

Atrasos recorrentes, no entanto, fazem esse percentual aumentar em duas vezes: 2% no primeiro mês, 4% no segundo, 6% no terceiro e assim por diante até chegar ao limite de 20% de multa.

O envio das guias é mensal e deve ser feito até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência dos fatos geradores de contribuição previdenciária.

No caso da DCTFWeb, a entrega deve ser feita até o dia 7 do mês seguinte ao que as informações se referem.

Erros comuns ao preencher a GFIP

Mesmo que boa parte do preenchimento seja automática, é preciso atenção na hora de emitir a GFIP. Qualquer erro nos dados informados resultará em recolhimentos inconsistentes, levando, em muitos casos, à cobrança de multas e juros.

Por isso, todo cuidado é pouco também na hora de revisar as informações. Os erros mais comuns costumam ser:
● dados incompletos ou incorretos dos empregados: podem gerar inconsistências e problemas na apuração das contribuições;
● códigos de recolhimento errados: podem levar a erros no cálculo das contribuições;
● datas incorretas: pode causar divergências e problemas na conferência dos dados;
● valores de remuneração incorretos: podem resultar em recolhimentos errados.

Caso haja necessidade, acesse novamente o SEFIP e corrija as informações erradas, gerando e transmitindo um novo arquivo retificador. Tudo isso pode ser feito seguindo os mesmos procedimentos de envio da GFIP original.

Em alguns casos, pode ser necessário fazer o pagamento de diferenças de FGTS, mas o próprio sistema emitirá um alerta.

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GFIP: como preencher e erros mais comuns

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