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Assinatura virtual: entenda o que é e como funciona

Conheça essa ferramenta segura para assinar documentos que precisam transitar em meio eletrônico

Foto Vanessa Conulista
Publicado em: 30 de março de 2022.

Você provavelmente já se deparou com alguma empresa ou pessoa falando sobre a possibilidade de se fazer a assinatura virtual de um documento.

Acontece que a tecnologia, em sua constante evolução, tem buscado cada vez mais facilitar atividades do dia a dia. Com isso, cada vez mais pessoas estão se rendendo aos avanços tecnológicos, pois, além de seguros, agilizam todo o processo e eliminam burocracias.

Para se ter uma ideia de como os meios digitais têm caído no gostos dos brasileiros, uma pesquisa da Serasa, em parceria com a Opinion Box, revelou que 34% dos brasileiros com smartphone já fizeram pagamentos por aproximação; 25% já solicitam empréstimos pelo aplicativo do celular; e 15% já contrataram seguro dessa mesma forma.

A democratização da tecnologia fica ainda mais evidente com a chegada do Pix. Ainda de acordo com a pesquisa, intitulada como Pagamentos Móveis e Comércio Móvel no Brasil, 73% dos brasileiros com celular smartphone já enviaram um Pix – meio de pagamento eletrônico instantâneo e gratuito oferecido pelo Banco Central do Brasil a pessoas físicas e jurídicas.

Mas voltando à assinatura virtual, essa ferramenta também tem facilitado a vida de muitas pessoas e empresas, poupando esforços, recursos físicos e financeiros e ainda deixando tudo mais transparente.

Se você ainda não conhece essa ferramenta, ou já ouviu falar, mas quer entender melhor sobre como funciona e onde é mais utilizada, este conteúdo vai te deixar por dentro de tudo sobre assinatura virtual.

O que é assinatura virtual?

Antes de mais nada, vale a pena explicar que a assinatura virtual é uso de uma tecnologia para autenticar documentos eletrônicos.

Também conhecida como assinatura digital, com ela, é possível assinar um documento digitalmente em suas mais diversas extensões, como em PDF (Portable Document Format), por exemplo, que você recebe por e-mail, WhatsApp ou outros serviços de mensagem instantânea.

Esse serviço utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica. E os documentos assinados podem ser das mais diversas realidades, como contratos, procurações, laudos médicos, atestados e diversos documentos ou transações online.

Certificado Digital

Para conseguir fazer a assinatura deste documento virtualmente, antes de mais nada, uma empresa ou pessoa precisa ter um certificado digital. Esse certificado atua como uma identidade eletrônica, também conhecido como e-CPF ou e-CNPJ que dá validade jurídica ao documento assinado.

Na prática, este certificado consiste em um arquivo contendo os dados referentes à pessoa ou empresa, protegidos por criptografia segura e com prazo de validade pré-determinado. Normalmente, este arquivo é armazenado em um pendrive, smartcard, no computador, ou na nuvem.

Como assinar um documento virtualmente?

Com o certificado devidamente contratado, já é possível fazer as assinaturas digitais.

E como já mencionado anteriormente, o mais comum dos documentos que permitem a inclusão de assinatura digital é o PDF, já que confere maior segurança e confiabilidade aos documentos.

Porém, não dá para descartar a possibilidade de efetuar a assinatura digital em outros tipos de extensão de documentos. O OpenOffice (na versão 3.2 ou superior) e os documentos do Office (na versão 2007 ou superior), por exemplo, também aceitam a assinatura digital.

Como os programas mais comuns são Word e PDF, abaixo, você vai ver um passo a passo de como assinar. Mas lembre-se: antes de tudo, certifique-se de que leu todo o documento e que está de acordo para, então, assinar.

No Word

  1. Clique em “arquivo”

  2. “Informações”

  3. “Proteger Documento”

  4. “Adicionar uma assinatura digital”

  5. Na janela, informe o “tipo de compromisso”

  6. Depois “objetivo da assinatura deste documento”

  7. Certifique-se de que o certificado digital selecionado está correto e clique em “assinar” para finalizar.

PDF Adobe Creator

  1. Clique em “ferramenta”, na barra superior.

  2. Escolha a opção “certificados”

  3. Clique em “abrir”

  4. “Assinar digitalmente”

  5. Vá ao final do texto, no espaço para colocar sua assinatura, e faça um quadrado, demarcando o espaço que irá ficar sua assinatura digital.

  6. Selecione o certificado com seus dados e clique em “continuar”

  7. Clique em “assinar”

  8. Salve o documento.

Vantagens dessa ferramenta

O objetivo principal desse serviço é garantir mais segurança e agilidade nos processos.

Imagine, por exemplo, que você trabalha num escritório de advocacia e tem muitos processos e documentos para assinar. A assinatura virtual reduz o tempo desse serviço. Além disso, veja só outras vantagens de destaque.

1. Menos burocracia

Ao contratar um certificado digital e fazer seu cadastro, o processo de assinatura fica menos burocrático, sem a necessidade de reconhecer firma em cartório, por exemplo.

2. Agilidade dos processos

Além disso, o tempo dispensado para imprimir, assinar, reconhecer firma e enviar pelos correios, ou levar até a outra parte para assinar é poupado. Ou seja, mais agilidade e ganho de tempo nesse processo.

3. Redução de custo

Seja você pessoa jurídica ou física, o custo com a assinatura eletrônica é poupado, seja com papel, tinta de impressora, valor dos correios ou até do serviço de motoboy ou combustível.

Pela internet, assinar documentos eletrônicos fica muito mais fácil, simples e rápido.

Setores que podem usar a assinatura virtual

1. Empresarial

Essa tecnologia já ganhou muito espaço no ramo empresarial. O recurso tem aliviado o acúmulo de papeladas na área de recursos humanos, com menos trabalho ao departamento, menos custos e riscos de processos trabalhistas.

Até mesmo para admitir um funcionário é possível com essa tecnologia, já que possibilita realizar a contratação de novos profissionais com a condução segura de todos os processos burocráticos e à distância.

2. Jurídico

Outro beneficiado pela assinatura digital é o setor jurídico. Assim, é possível economizar tempo, ao evitar deslocamentos desnecessários, e espaço, já que elimina a necessidade de armazenamento de papéis.

Além disso, pode-se, ainda, criar um fluxo eletrônico de tramitação, gerando economia de tempo e recursos. Isso facilita o trabalho e permite o crescimento de uma empresa ou de um profissional da área.

3. Educacional

O ramo educacional também tem aproveitado essa ferramenta, que, inclusive, virou tendência.

Diversos processos de gestão ganharam agilidade e mais segurança. A secretaria das instituições também é otimizada, já que o volume de documentos físicos tende a diminuir.

O recurso ainda pode ser utilizado em autenticação de documentos relacionados a estágios, pesquisas acadêmicas, pedidos de bolsa, entre outros. Isso evita fraudes, tanto financeiras quanto de identidade.

Agora que você já entendeu como funciona essa tecnologia, com certeza já vai ficar mais tranquilo quando precisar fazer uma assinatura virtual.

E se quiser saber mais serviços tecnológicos que permitam a segurança dos seus dados, conheça o Serasa Premium.