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Assinatura digital: o que é e como funciona a segurança

Muitas pessoas e empresas já utilizam a assinatura digital para reduzir a burocracia e economizar tempo e dinheiro no dia a dia.

Foto Vanessa Conulista
Publicado em: 30 de março de 2022.

Muitas tarefas do dia a dia de pessoas e empresas já foram migradas para o formato digital. E uma das grandes vantagens de ter uma assinatura digital é reduzir a burocracia ao fechar contratos e acordos.

Se há alguns anos a comunicação e troca de arquivos já estava sendo feita online, depois da pandemia de COVID-19, esse processo foi ainda mais acelerado. Com muitas empresas adotando o modelo de home office para evitar a disseminação do coronavírus, muitos processos tiveram que ser digitalizados para possibilitar que o trabalho continuasse funcionando.

Desde mensagens digitais ao invés de conversar rápidas no café, reuniões sendo transformadas em chamadas de vídeo até a implementação de novos modos de trabalho, a vida empresarial mudou completamente.

E um dos pontos afetados foi a troca de documentos e assinatura de contratos, que muitas vezes ainda eram feitos presencialmente. Se antes era possível fechar acordos em uma reunião ou enviar um contrato por portador para assinatura, isso ficou no passado.

O lado bom da digitalização dos processos é que algumas coisas ficaram mais simples e menos burocráticas. A assinatura digital, que já vinha sendo usada por muitas pessoas, foi uma das ferramentas que ganharam ainda mais força.

Eliminando a necessidade de impressão e troca de papéis entre empresas, esse tipo de assinatura é também mais rápida.

Se você ainda não assinou documentos de forma eletrônica, não tem problema. Nesse texto vamos explicar tudo sobre a assinatura digital, o que é, como funciona e quais as suas vantagens.

O que é e como funciona a assinatura digital

Como o próprio nome diz, a assinatura digital é uma forma de assinar documentos online. Mas, além disso, é também uma ferramenta que oferece segurança a pessoas físicas e jurídicas que precisam selar acordos de qualquer lugar.

Desde de agosto de 2001, com a edição da Medida Provisória que instituiu a ICP – Brasil, órgão brasileiro responsável por certificação digital, esse tipo de assinatura passou a ter valor jurídico inquestionável.

Isso porque, para assinar digitalmente é preciso de um Certificado Digital, um documento que funciona como uma identidade digital de uma pessoa ou empresa.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital

Por terem nomes muitos parecidos é normal que haja uma confusão em relação ao que é assinatura eletrônica e a digital. Mas, é importante saber que esses termos se referem a coisas diferentes.

Uma assinatura eletrônica é qualquer mecanismo eletrônico de identificar alguém, seja uma identificação por digital, escaneamento do rosto ou assinatura do nome. A principal diferença é que uma assinatura eletrônica é necessariamente criptografada. Por isso, esse tipo de assinatura não tem valor legal.

No caso da assinatura digital, além da criptografia, é preciso que seja vinculada ao Certificado Digital, ela conta com criptografia, fazendo com que tenha validade jurídica. Tecnicamente falando, a assinatura digital tem 3 propriedades fundamentais:

  • Autenticidade: garante que a autoria da assinatura;

  • Integridade: faz com que qualquer alteração no conteúdo do documento invalide a assinatura;

  • Irretratabilidade ou não-repúdio: impede que quem assinou o documento negue sua autenticidade.

Como usar a assinatura digital

Utilizar essa assinatura é um processo ainda mais simples do que assinar um documento à mão. Para isso, basta você ter um Certificado Digital e ao receber um documento realizar a assinatura utilizando o Microsoft Word, Adobe Reader ou algum outro serviço online de assinatura.

Quem pode ter esse tipo de assinatura eletrônica

As assinaturas digitais podem ser usadas por qualquer pessoa física ou jurídica para diversos fins, como:

● relatórios;
● laudos;
● contratos;
● procurações;
● petições;
● declarações;
● mandatos;
● entre outros.

Vantagens de ter uma assinatura digital

Como dissemos, o uso de assinaturas digitais vem ficando cada vez mais comum. Desde grandes empresas até profissionais autônomos já aderiram a esse tipo de firma para facilitar a vida e ganhar tempo. Mas quais são as vantagens de ter uma assinatura digital?

Agilidade

Mais rapidez para o dia a dia de pessoas que precisam assinar muitos documentos. Além de reduzir o tempo gasto em deslocamentos, envio de contratos e idas ao cartório, tudo pode ser feito com apenas um clique.

Esse ponto é mais importante ainda em casos onde é preciso assinar contratos com urgência. Basta enviar o documento por email ou até whatsapp para que ele seja lido, assinado e devolvido.

Muitos serviços usados para esse tipo de assinatura ainda geram uma cópia do documento que é enviada por email, oferecendo ainda mais praticidade.

Economia

São muitas as economias quando estamos falando em assinatura digital:

Tempo

Já falamos, mas não custa repetir: o tempo que você vai economizar sem ter que se deslocar ou enviar um portador para recolher assinaturas é precioso.

Dinheiro

Para empresas que têm um fluxo muito grande de contratos, a assinatura digital pode significar uma redução de custos. Afinal, você não precisará mais contratar serviços de transporte ou gastar combustível e estacionamento quando precisar assinar um contrato.

Papel

Além disso tudo também existe uma redução considerável no uso de papel, já que os contratos não precisarão ser impressos em várias vias.

Segurança

Ao assinar digitalmente você pode ficar seguro em relação aos seus dados. Já que, toda o processo de assinatura é criptografado e atrelado ao seu Certificado Digital. Essa criptografia garante a autenticidade e integridade do documento.

Com ela você pode ter certeza da validade legal do documento, garantindo a sua segurança jurídica.

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