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Como cancelar CNPJ: confira todos os procedimentos

É importante realizar o procedimento de cancelar CNPJ para evitar problemas fiscais e tributários. Saiba mais.

Atualizado em: 10 de junho de 2024

Categoria Educação financeiraTempo de leitura: 10 minutos

Texto de: Time Serasa

Mulher escrevendo à mão na prancheta com uma caneta.

É importante saber como cancelar CNPJ – o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – para que uma empresa deixe de existir legalmente no Brasil.

Para realizar esse procedimento, é preciso seguir todas as etapas, pois se algo for feito de forma errada (ou se não for feito) pode haver consequências negativas e problemas com a Receita Federal.

Este artigo explica como fazer esse cancelamento.

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O que significa cancelar CNPJ

Cancelar CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) significa encerrar oficialmente a existência de uma empresa junto aos órgãos competentes no Brasil.

O CNPJ é um número de identificação único atribuído a empresas e organizações para fins fiscais, tributários e administrativos. Por isso, ao cancelar o cadastro, a empresa é considerada extinta e não poderá mais realizar atividades comerciais ou empresariais.

Por que é importante saber como cancelar CNPJ?

Quando uma empresa decide encerrar suas atividades, é fundamental cancelar o CNPJ por diversos motivos. São eles:
● cumprir as obrigações legais relacionadas ao encerramento, evitando problemas futuros;
● encerrar as responsabilidades fiscais e tributárias (pagamento de impostos, apresentação de declarações e cumprimento de obrigações acessórias);
● encerrar a continuidade das operações de rotina da empresa, como a relação com fornecedores, clientes e demais envolvidos;
● encerrar as responsabilidades trabalhistas, como pagamento de salários, rescisões contratuais e cumprimento de outras obrigações;
● manter a transparência e regularidade nas relações empresariais, evitando problemas com fiscalizações, autuações e possíveis sanções legais.

Em quais casos a Receita Federal pode cancelar um CNPJ?

A Receita Federal do Brasil (RFB) pode cancelar um CNPJ em diversas situações, tais como:
● Inatividade: se a empresa não declarar suas obrigações fiscais por determinado período (geralmente cinco anos), a Receita Federal pode presumir que a empresa está inativa e cancelar o CNPJ.
● Extinção da empresa: quando a empresa encerra suas atividades, seja por liquidação, incorporação, fusão ou cisão, e isso é devidamente registrado na Junta Comercial ou no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, a Receita Federal pode cancelar o CNPJ.
● Inidoneidade do cadastro: se for constatado que a empresa foi constituída mediante fraude ou se seus atos constitutivos forem considerados inidôneos, a Receita Federal pode cancelar o CNPJ. Isso inclui casos de empresas "fantasmas" ou "laranjas".
● Solicitação do contribuinte: a própria empresa pode solicitar o cancelamento do CNPJ quando deseja encerrar suas atividades legalmente. Essa solicitação é feita mediante a entrega de toda a documentação necessária para a baixa.
● Decretação de falência: após a conclusão do processo de falência e o devido registro do encerramento da empresa, a Receita Federal pode cancelar o CNPJ.
● Falta de regularização: se a empresa não atender às intimações da Receita Federal para regularizar sua situação cadastral, o CNPJ pode ser cancelado.
● Determinação judicial: em cumprimento a decisões judiciais que determinam a extinção de empresas envolvidas em atividades ilícitas ou irregulares.

O que acontece se o CNPJ não for cancelado corretamente?

É importante realizar corretamente o procedimento de como cancelar CNPJ para evitar as seguintes consequências:

A empresa continuará obrigada a cumprir obrigações fiscais e tributárias

A empresa continuará sendo considerada ativa para a Receita Federal, mesmo que não esteja mais em operação

Isso significa que ela ainda será obrigada a cumprir todas as obrigações fiscais, como o pagamento de impostos, apresentação de declarações e cumprimento de obrigações acessórias. A falta de cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas, juros e outras penalidades.

A empresa continuará sujeita a cobranças e autuações

A empresa pode continuar recebendo cobranças, notificações e autuações relacionadas a obrigações tributárias e trabalhistas.

Mesmo que a empresa não esteja mais em atividade, as cobranças podem persistir, causando transtornos e exigindo esforços para esclarecer a situação.

A empresa pode sofrer ações trabalhistas

A empresa pode continuar sendo considerada responsável por obrigações trabalhistas, como pagamento de salários, rescisões contratuais e cumprimento das obrigações trabalhistas, mesmo após o encerramento das atividades.

A empresa poderá ter dificuldades na regularização e no retorno às atividades

Caso a empresa deseje retomar suas atividades futuramente, a falta de cancelamento adequado pode dificultar o processo de regularização, pois haverá pendências e registros ativos nos órgãos competentes.

CNPJ não cancelado traz riscos à reputação e responsabilidade dos sócios

A falta de cancelamento adequado pode afetar a reputação da empresa e dos sócios, uma vez que pode ser vista como falta de cumprimento das obrigações legais. Além disso, os sócios podem ser considerados responsáveis pelas dívidas e obrigações da empresa, mesmo após o encerramento das atividades.

Como cancelar CNPJ? Confira as etapas

Confira a seguir os procedimentos de cancelamento, de acordo com o porte da empresa.

Como cancelar CNPJ MEI

O cancelamento do CNPJ de um microempreendedor individual passa por três etapas. Entenda quais são elas:

Etapa 1: Declaração de baixa do MEI

● Acesse o Portal do Empreendedor no site oficial do Governo Federal.
● Vá em "Solicitar Baixa".
● Faça o login com a sua conta Gov.
● Preencha os dados solicitados.
● Revise o formulário.
● Assinale a declaração de baixa do MEI.
● Finalize.

Etapa 2: Quitação de dívidas e pendências do CNPJ MEI

● Acesse o Portal do Simples Nacional.
● Informe o número do CNPJ.
● Gere o boleto, caso tenha débitos em aberto.
● Realize o pagamento do boleto.

Etapa 3: Declaração Anual do Simples Nacional (Situação especial)

● Acesse o Portal da DASN SIMEI da Receita Federal.
● Informe o número do CNPJ.
● Revise o formulário.
● Finalize.

Como cancelar CNPJ de micro ou pequena empresa

O cancelamento do CNPJ de uma micro ou pequena empresa pode ser iniciado pela internet, diretamente no portal do Programa RedeSim do Governo Federal.

O programa gerará a solicitação de cancelamento do CNPJ e o Documento Básico de Entrada (DBE), que deverá ser assinado e entregue no local indicado pelo sistema. É preciso então aguardar a Receita Federal enviar o certificado de baixa do CNPJ.

Porém, é importante lembrar que, dependendo do Estado, podem existir algumas etapas antes do cancelamento do CNPJ – inclusive no caso de empresas com vários sócios.

Por isso, antes de iniciar o procedimento entre em contato com a Junta Comercial do município em que a empresa está registrada para saber os procedimentos e quais documentos precisam ser providenciados.

Como cancelar CNPJ de empresa de outros portes

Para cancelar CNPJ de empresas de outros portes, a burocracia é um pouco maior, exigindo-se certidões, Distrato Social e outros procedimentos.

Nesse caso, a dica é ir diretamente à Junta Comercial para tirar as dúvidas e realizar os procedimentos necessários.

O cancelamento do CNPJ não implica automaticamente o cancelamento de outros possíveis registros e licenças da empresa, como alvarás municipais ou estaduais. Na dúvida, sempre entre em contato com a Junta Comercial.

Além disso, outra dica é fazer uma consulta para ver se o CNPJ foi mesmo extinto, mesmo depois que todos os procedimentos tiverem sido feitos. Isso previne possíveis erros no sistema e evita consequências futuras.

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