Diferença entre união estável e casamento: o que muda na prática?
Diferença entre união estável e casamento: o que muda na prática?Data de publicação 28 de julho de 202512 minutos de leitura
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Folha de pagamento: confira um tira-dúvidas completo
Holerite e folha de pagamento são documentos diferentes, saiba sua importância para empresas e funcionários.
Atualizado em: 24 de julho de 2025
Categoria Educação financeiraTempo de leitura: 9 minutosTexto de: Time Serasa
Essencial para a gestão financeira de qualquer empresa, a folha de pagamento muitas vezes é confundida com o contracheque. Neste post, explicamos as diferenças entre os dois documentos e falamos sobre sua importância para empregadores e empregados.
Continue a leitura e compreenda como acompanhar os demonstrativos de pagamento ajuda a entender direitos, organizar o orçamento e até manter o nome limpo — já que o controle sobre salários e descontos tem impacto direto na saúde financeira.
Assista | O que é dissídio salarial e quem tem direito? - Serasa Ensina
O que é a folha de pagamento e para que ela serve?
A folha de pagamento é o documento que reúne todas as informações sobre os salários dos funcionários de uma empresa, incluindo remuneração bruta, descontos, benefícios e encargos trabalhistas.
Ela é usada tanto para controle interno quanto para o cumprimento das obrigações legais da empresa, como recolhimento do INSS, FGTS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Também serve como base para o pagamento de férias, 13º salário e rescisões contratuais.
Em resumo, a folha organiza todas as movimentações financeiras relacionadas aos vínculos empregatícios e garante que os trabalhadores recebam corretamente seus direitos.
Leia também | Como cancelar portabilidade de salário
Folha de pagamento é o mesmo que contracheque?
Não, a folha de pagamento é diferente do contracheque ou holerite. Enquanto a folha de pagamento é um documento interno da empresa que contém o registro completo de todos os empregados, o contracheque é um demonstrativo de pagamento individual, entregue ao empregado.
O contracheque detalha para o funcionário os pagamento e os descontos que compõem o salário recebido, já a folha de pagamento contribui para o controle financeiro, fiscal e contábil do negócio.
A tabela a seguir explica com mais detalhes as diferenças entre folha de pagamento e contracheque:
| Folha de pagamento | Contracheque (ou holerite) | |
|---|---|---|
| Definição | Documento interno da empresa que registra todos os vencimentos, benefícios e descontos dos empregados. | Documento entregue ao empregado que detalha os valores pagos e descontados do seu salário em um determinado período. |
| Conteúdo | Inclui detalhes sobre salários, horas extras, bônus, comissões, descontos de impostos, contribuições previdenciárias, entre outros. | Inclui informações como salário bruto, descontos (INSS, IRRF, vale-transporte etc.) e o salário líquido a ser recebido. |
| Uso | Utilizada pela empresa para controlar os custos com pessoal, realizar os pagamentos e cumprir obrigações fiscais e trabalhistas. | Serve para informar ao empregado como foi composto seu salário e a que se referem os descontos. |
| Destinatário | Uso interno pela empresa. | Entregue ao empregado. |
| Periodicidade | Geralmente mensal, mas pode variar conforme a política da empresa. | Emitido a cada pagamento (mensal, quinzenal, semanal etc.). |
| Importância | Essencial para a gestão financeira e cumprimento das obrigações legais da empresa. | Fundamental para a transparência e para que o empregado possa comprovar sua renda e entender seus vencimentos e descontos. |
Funcionários podem ter acesso à folha de pagamento da empresa?
De forma geral, a folha de pagamento completa é um documento gerencial da empresa e não costuma ser disponibilizada para os empregados na íntegra.
No entanto, cada colaborador tem o direito de acessar seu próprio holerite, que contém as informações detalhadas sobre seus vencimentos, descontos e salário líquido. Esse documento é suficiente para acompanhar os lançamentos relacionados ao vencimento mensal e verificar se os valores estão corretos.
Já o acesso à folha completa, com os dados de todos os funcionários, normalmente é restrito ao setor de Recursos Humanos e à contabilidade da empresa.
Quais empresas são obrigadas a emitir a folha de pagamento?
- Todas as empresas que têm empregados registrados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estão obrigadas a elaborar a folha de pagamento. Dentre os segmentos que devem cumprir essa norma estão:
- ● empresas privadas
- ● órgãos públicos;
- ● organizações não-governamentais (ONGs);
- ● instituições sem fins lucrativos;
- ● micro e pequenas empresas;
- ● microempreendedores individuais (MEIs) que têm funcionário registrado;
- ● empregadores domésticos.
Quais informações devem constar na folha de pagamento?
- A folha de pagamento traz informações essenciais sobre os funcionários da empresa e obrigatoriamente precisa conter:
- ● Dados pessoais: nome completo, cargo, número de identificação e data de admissão.
- ● Vencimentos: salário base, horas extras, comissões, bônus, gratificações, adicionais de periculosidade ou insalubridade etc.
- ● Descontos: INSS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), contribuição sindical, adiantamentos, pensões alimentícias, faltas não justificadas, entre outros.
● Benefícios: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, seguro de vida etc.
Leia também | Planilha para salário: ferramenta para gerenciar rendimentos
Qual área da empresa organiza e atualiza a folha de pagamento?
A responsabilidade por organizar e atualizar a folha de pagamento geralmente recai sobre o departamento de Recursos Humanos (RH) ou sobre o setor de Departamento Pessoal (DP) da empresa. No entanto, dependendo do tamanho e da estrutura do negócio, essas funções podem ser desempenhadas por diferentes profissionais ou equipes especializadas, incluindo contadores.
Qual a importância da folha de pagamento para as empresas?
- A folha de pagamento é importante para as empresas por diversos motivos, dentre eles:
- ● Cumprimento legal: é obrigatória por lei (Artigo 225 do Decreto nº 3048/99) e deve ser feita conforme as regulamentações trabalhistas e fiscais vigentes.
- ● Transparência: proporciona clareza e transparência para os funcionários em relação aos seus recebimentos e descontos.
- ● Controle financeiro: ajuda a empresa a monitorar seus custos com pessoal e planejar seu orçamento.
- ● Motivação dos funcionários: pagamentos corretos e pontuais contribuem para a satisfação e motivação dos empregados.
Como gerenciar a folha de pagamento da empresa?
Gerenciar a folha de pagamento requer organização e atenção aos detalhes. Confira dicas práticas:
Utilize um software de gestão
Ferramentas especializadas automatizam o cálculo da folha de pagamento e diminuem o risco de erros.
Atualize-se constantemente
As leis trabalhistas e fiscais estão em constante mudança. É importante se manter informado sobre qualquer alteração que possa impactar a folha de pagamento.
Treine sua equipe
Garanta que os profissionais responsáveis pelo RH e pelo departamento pessoal saibam como fechar a folha de pagamento.
Documente processos
Ter processos claros e bem documentados ajuda a manter a consistência e a qualidade na gestão da folha de pagamento.
Realize auditorias regulares
Verifique periodicamente os cálculos e os processos para garantir que tudo esteja correto.
O que fazer em caso de erros na folha de pagamento
- Mesmo com todos os cuidados, erros podem acontecer na elaboração da folha de pagamento. Quando isso ocorre, é importante agir rapidamente para corrigir a situação:
- ● Identifique o erro: determine a natureza e a causa do erro. Pode ser um cálculo incorreto, uma informação desatualizada ou uma falha no sistema.
- ● Comunique o funcionário: informe o empregado afetado sobre o erro e o que está sendo feito para corrigi-lo.
- ● Corrija o erro: faça os ajustes necessários no sistema de folha de pagamento e, se necessário, realize o pagamento ou o reembolso devido.
- ● Revise os processos: analise o que levou ao erro e ajuste os processos para evitar que ele se repita no futuro.
- ● Documente a correção: mantenha um registro das ações tomadas para corrigir o erro, pois isso pode ser útil em auditorias futuras ou em caso de dúvidas legais.
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Perguntas frequentes sobre folha de pagamento
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