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Folha de pagamento: confira um tira-dúvidas completo

Holerite e folha de pagamento são documentos diferentes, saiba sua importância para empresas e funcionários.

Atualizado em: 24 de julho de 2025

Categoria Educação financeiraTempo de leitura: 9 minutos

Texto de: Time Serasa

Dinheiro brasileiro, calculadora e caderno. conceito de controle de finanças

Essencial para a gestão financeira de qualquer empresa, a folha de pagamento muitas vezes é confundida com o contracheque. Neste post, explicamos as diferenças entre os dois documentos e falamos sobre sua importância para empregadores e empregados.

Continue a leitura e compreenda como acompanhar os demonstrativos de pagamento ajuda a entender direitos, organizar o orçamento e até manter o nome limpo — já que o controle sobre salários e descontos tem impacto direto na saúde financeira.

Assista | O que é dissídio salarial e quem tem direito? - Serasa Ensina

O que é a folha de pagamento e para que ela serve?

A folha de pagamento é o documento que reúne todas as informações sobre os salários dos funcionários de uma empresa, incluindo remuneração bruta, descontos, benefícios e encargos trabalhistas.

Ela é usada tanto para controle interno quanto para o cumprimento das obrigações legais da empresa, como recolhimento do INSS, FGTS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Também serve como base para o pagamento de férias, 13º salário e rescisões contratuais.

Em resumo, a folha organiza todas as movimentações financeiras relacionadas aos vínculos empregatícios e garante que os trabalhadores recebam corretamente seus direitos.

Leia também | Como cancelar portabilidade de salário

Folha de pagamento é o mesmo que contracheque?

Não, a folha de pagamento é diferente do contracheque ou holerite. Enquanto a folha de pagamento é um documento interno da empresa que contém o registro completo de todos os empregados, o contracheque é um demonstrativo de pagamento individual, entregue ao empregado.

O contracheque detalha para o funcionário os pagamento e os descontos que compõem o salário recebido, já a folha de pagamento contribui para o controle financeiro, fiscal e contábil do negócio.

A tabela a seguir explica com mais detalhes as diferenças entre folha de pagamento e contracheque:

	Folha de pagamento	Contracheque (ou holerite)
Definição	Documento interno da empresa que registra todos os vencimentos, benefícios e descontos dos empregados.	Documento entregue ao empregado que detalha os valores pagos e descontados do seu salário em um determinado período.
Conteúdo	Inclui detalhes sobre salários, horas extras, bônus, comissões, descontos de impostos, contribuições previdenciárias, entre outros.	Inclui informações como salário bruto, descontos (INSS, IRRF, vale-transporte etc.) e o salário líquido a ser recebido.
Uso	Utilizada pela empresa para controlar os custos com pessoal, realizar os pagamentos e cumprir obrigações fiscais e trabalhistas.	Serve para informar ao empregado como foi composto seu salário e a que se referem os descontos.
Destinatário	Uso interno pela empresa.	Entregue ao empregado.
Periodicidade	Geralmente mensal, mas pode variar conforme a política da empresa.	Emitido a cada pagamento (mensal, quinzenal, semanal etc.).
Importância	Essencial para a gestão financeira e cumprimento das obrigações legais da empresa.	Fundamental para a transparência e para que o empregado possa comprovar sua renda e entender seus vencimentos e descontos.

Funcionários podem ter acesso à folha de pagamento da empresa?

De forma geral, a folha de pagamento completa é um documento gerencial da empresa e não costuma ser disponibilizada para os empregados na íntegra.

No entanto, cada colaborador tem o direito de acessar seu próprio holerite, que contém as informações detalhadas sobre seus vencimentos, descontos e salário líquido. Esse documento é suficiente para acompanhar os lançamentos relacionados ao vencimento mensal e verificar se os valores estão corretos.

Já o acesso à folha completa, com os dados de todos os funcionários, normalmente é restrito ao setor de Recursos Humanos e à contabilidade da empresa.

Quais empresas são obrigadas a emitir a folha de pagamento?

Todas as empresas que têm empregados registrados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estão obrigadas a elaborar a folha de pagamento. Dentre os segmentos que devem cumprir essa norma estão:
● empresas privadas
● órgãos públicos;
● organizações não-governamentais (ONGs);
● instituições sem fins lucrativos;
● micro e pequenas empresas;
● microempreendedores individuais (MEIs) que têm funcionário registrado;
● empregadores domésticos.

Quais informações devem constar na folha de pagamento?

A folha de pagamento traz informações essenciais sobre os funcionários da empresa e obrigatoriamente precisa conter:
● Dados pessoais: nome completo, cargo, número de identificação e data de admissão.
● Vencimentos: salário base, horas extras, comissões, bônus, gratificações, adicionais de periculosidade ou insalubridade etc.
● Descontos: INSS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), contribuição sindical, adiantamentos, pensões alimentícias, faltas não justificadas, entre outros.

● Benefícios: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, seguro de vida etc.

Qual área da empresa organiza e atualiza a folha de pagamento?

A responsabilidade por organizar e atualizar a folha de pagamento geralmente recai sobre o departamento de Recursos Humanos (RH) ou sobre o setor de Departamento Pessoal (DP) da empresa. No entanto, dependendo do tamanho e da estrutura do negócio, essas funções podem ser desempenhadas por diferentes profissionais ou equipes especializadas, incluindo contadores.

Qual a importância da folha de pagamento para as empresas?

A folha de pagamento é importante para as empresas por diversos motivos, dentre eles:
● Cumprimento legal: é obrigatória por lei (Artigo 225 do Decreto nº 3048/99) e deve ser feita conforme as regulamentações trabalhistas e fiscais vigentes.
● Transparência: proporciona clareza e transparência para os funcionários em relação aos seus recebimentos e descontos.
● Controle financeiro: ajuda a empresa a monitorar seus custos com pessoal e planejar seu orçamento.
● Motivação dos funcionários: pagamentos corretos e pontuais contribuem para a satisfação e motivação dos empregados.

Como gerenciar a folha de pagamento da empresa?

Gerenciar a folha de pagamento requer organização e atenção aos detalhes. Confira dicas práticas:

Utilize um software de gestão

Ferramentas especializadas automatizam o cálculo da folha de pagamento e diminuem o risco de erros.

Atualize-se constantemente

As leis trabalhistas e fiscais estão em constante mudança. É importante se manter informado sobre qualquer alteração que possa impactar a folha de pagamento.

Treine sua equipe

Garanta que os profissionais responsáveis pelo RH e pelo departamento pessoal saibam como fechar a folha de pagamento.

Documente processos

Ter processos claros e bem documentados ajuda a manter a consistência e a qualidade na gestão da folha de pagamento.

Realize auditorias regulares

Verifique periodicamente os cálculos e os processos para garantir que tudo esteja correto.

O que fazer em caso de erros na folha de pagamento

Mesmo com todos os cuidados, erros podem acontecer na elaboração da folha de pagamento. Quando isso ocorre, é importante agir rapidamente para corrigir a situação:
● Identifique o erro: determine a natureza e a causa do erro. Pode ser um cálculo incorreto, uma informação desatualizada ou uma falha no sistema.
● Comunique o funcionário: informe o empregado afetado sobre o erro e o que está sendo feito para corrigi-lo.
● Corrija o erro: faça os ajustes necessários no sistema de folha de pagamento e, se necessário, realize o pagamento ou o reembolso devido.
● Revise os processos: analise o que levou ao erro e ajuste os processos para evitar que ele se repita no futuro.
● Documente a correção: mantenha um registro das ações tomadas para corrigir o erro, pois isso pode ser útil em auditorias futuras ou em caso de dúvidas legais.

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Perguntas frequentes sobre folha de pagamento

A folha de pagamento não afeta a saúde financeira individual, mas é essencial para manter as finanças da empresa em ordem, o que, consequentemente, afeta a vida de cada colaborador.

O que é fundamental que o trabalhador acompanhe é seu contracheque, hábito importante para conseguir manter a organização financeira, evitando atrasos de contas e dívida — o que influencia diretamente o score de crédito.