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Folha de pagamento: o que é e como gerenciar

Entenda as diferenças entre folha de pagamento e contracheque – documentos obrigatórios para algumas empresas.

Publicado em: 15 de agosto de 2024

Categoria Educação financeiraTempo de leitura: 10 minutos

Texto de: Time Serasa

Dinheiro brasileiro, calculadora e caderno. conceito de controle de finanças

Gerenciar a folha de pagamento é uma tarefa importante para qualquer empresa. Essa ação garante que os funcionários recebam os salários corretamente e dentro do prazo.

O procedimento de criar a folha de pagamento envolve diversas fases e detalhes que precisam ser observados para evitar erros e problemas legais.

Por isso, este artigo traz as respostas para as principais dúvidas sobre a folha de pagamento, dicas de como gerenciá-la de forma eficiente e o que fazer em caso de erros no preenchimento dos dados.

Assista | Fluxo de caixa: o que é e como administrá-lo?

O que é folha de pagamento

A folha de pagamento é um documento que contém o registro detalhado de todos os vencimentos e descontos devidos aos funcionários de uma empresa em determinado período.

Esse documento é essencial para calcular e distribuir corretamente os salários dos empregados, além de cumprir com as obrigações fiscais e trabalhistas.

Quais empresas são obrigadas a emitir a folha de pagamento?

Todas as empresas que possuem empregados registrados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estão obrigadas a fornecer a folha de pagamento.

  • Exemplos:
  •  
  • ●     empresas privadas;
  • ●     órgãos públicos;
  • ●     organizações não governamentais (ONGs);
  • ●     instituições sem fins lucrativos;
  • ●     Micro e Pequenas Empresas;
  • ●     microempreendedores individuais (MEIs) que têm funcionário registrado;
  • ●     empregadores domésticos.

Folha de pagamento é o mesmo que contracheque?

Não, a folha de pagamento é diferente do contracheque (também chamado de holerite).

Enquanto a folha de pagamento é um documento interno da empresa que contém o registro completo de todos os empregados, o contracheque é o documento individual entregue ao empregado. O contracheque detalha o pagamento e os descontos realizados no salário. 

A tabela a seguir explica com mais detalhes as diferenças entre folha de pagamento e contracheque:

Folha de pagamento Contracheque (ou holerite)
Definição Documento interno da empresa que registra todos os vencimentos e descontos dos empregados.Documento entregue ao empregado que detalha os valores pagos e descontados do seu salário em um determinado período.
Conteúdo Inclui detalhes sobre salários, horas extras, bônus, comissões, descontos de impostos, contribuições previdenciárias, entre outros.Inclui informações como salário bruto, descontos (INSS, IRRF, vale-transporte etc.) e o salário líquido a ser recebido.
Uso Utilizada pela empresa para controlar os custos com pessoal, realizar os pagamentos e cumprir obrigações fiscais e trabalhistas.Serve para informar ao empregado como foi composto seu salário e os respectivos descontos.
Destinatário Uso interno pela empresa.Entregue ao empregado.
PeriodicidadeGeralmente mensal, mas pode variar conforme a política da empresa.Emitido a cada pagamento (mensal, quinzenal, semanal, etc.).
ImportânciaEssencial para a gestão financeira e cumprimento das obrigações legais da empresa.Fundamental para a transparência e para que o empregado possa comprovar sua renda e entender seus vencimentos e descontos.

As informações que constam na folha de pagamento

  • A folha de pagamento traz informações essenciais sobre os funcionários da empresa, tais como:
  •  
  • ●     Dados do funcionário: nome completo, cargo, número de identificação, data de admissão, entre outros.
  • ●     Vencimentos: salário base, horas extras, comissões, bônus, gratificações, adicionais de periculosidade ou insalubridade etc.
  • ●     Descontos: INSS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), contribuição sindical, adiantamentos, pensões alimentícias, faltas não justificadas, entre outros.
  • ●     Benefícios: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, seguro de vida, etc.

 

Lembre-se de que essas informações devem ser organizadas e atualizadas regularmente para garantir que os pagamentos sejam precisos e pontuais.

Leia também | Planilha para salário: ferramenta para gerenciar rendimentos

Qual área da empresa organiza e atualiza a folha de pagamento?

A responsabilidade por organizar e atualizar a folha de pagamento geralmente recai sobre o departamento de Recursos Humanos (RH) ou o setor de Departamento Pessoal (DP) da empresa.

No entanto, dependendo do tamanho e da estrutura da empresa, essas funções podem ser desempenhadas por diferentes profissionais ou equipes especializadas, incluindo contadores.

A importância da folha de pagamento para as empresas

  • A folha de pagamento é importante por vários motivos:
  •  
  • ●     Cumprimento legal: é obrigatória por lei (Artigo 225 do Decreto nº 3048/99) e deve ser feita conforme as regulamentações trabalhistas e fiscais vigentes.
  • ●     Transparência: proporciona clareza e transparência para os funcionários em relação aos seus recebimentos e descontos.
  • ●     Controle financeiro: ajuda a empresa a monitorar seus custos com pessoal e planejar seu orçamento.
  • ●     Motivação dos funcionários: pagamentos corretos e pontuais contribuem para a satisfação e motivação dos empregados.

Como gerenciar a folha de pagamento da empresa

Gerenciar a folha de pagamento requer organização e atenção aos detalhes. Confira dicas práticas:

  1. Utilize um software de gestão

    Ferramentas especializadas podem automatizar muitos dos cálculos e reduzir o risco de erros.

  2. Atualize-se constantemente

    As leis trabalhistas e fiscais estão em constante mudança. É importante se manter informado sobre qualquer alteração que possa impactar a folha de pagamento.

  3. Treine sua equipe

    Garanta que os profissionais responsáveis pela folha de pagamento estejam bem treinados e atualizados.

  4. Documente processos

    Ter processos claros e bem documentados ajuda a manter a consistência e a qualidade na gestão da folha de pagamento.

  5. Realize auditorias regulares

    Verifique periodicamente os cálculos e os processos para garantir que tudo esteja correto.

O que fazer em caso de erros na folha de pagamento

Mesmo com todos os cuidados, erros podem acontecer. Quando isso ocorre, é importante agir rapidamente para corrigir a situação:

  1. Identifique o erro: determine a natureza e a causa do erro. Pode ser um cálculo incorreto, uma informação desatualizada ou uma falha no sistema.

  2. Comunique o funcionário: informe o empregado afetado sobre o erro e o que está sendo feito para corrigi-lo.

  3. Corrija o erro: faça os ajustes necessários no sistema de folha de pagamento e, se necessário, realize o pagamento ou o reembolso devido.

  4. Revise os processos: analise o que levou ao erro e ajuste os processos para evitar que ele se repita no futuro.

  5. Documente a correção: mantenha um registro das ações tomadas para corrigir o erro, pois isso pode ser útil em auditorias futuras ou em caso de dúvidas legais.

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