Como cobrar de um cliente

Ao realizar cobranças, independentemente do meio utilizado, é crucial manter uma postura profissional, educada e aberta. Aqui estão alguns atributos comportamentais importantes:

• ●     Profissionalismo

A postura de quem cobra uma dívida deve ser restritamente objetiva e profissional. Deve-se evitar a linguagem agressiva ou ofensiva, garantindo uma comunicação respeitosa. É fundamental restringir a conversa ao objeto da cobrança, sem abrir para comentários de cunho informal. Porém, é importante ter disponibilidade para o diálogo sem fugir do foco.

• ●     Empatia

Um ponto importante para a pessoa se sentir acolhida apesar da dívida é demonstrar compreensão em relação às circunstâncias do cliente. É importante estar aberto a ouvir e entender as possíveis dificuldades em relação ao atraso no pagamento. Colocar-se no lugar do cliente pode ajudar a deixar a comunicação mais clara.

• ●     Comunicação clara

É fundamental ser claro e direto ao comunicar os detalhes da cobrança. A linguagem mais assertiva, simples e sem ambiguidades é a melhor para evitar mal-entendidos.

Responda prontamente a quaisquer dúvidas relacionadas ao pagamento.

• ●     Foco na solução

Aborde a situação com a mentalidade de encontrar uma solução. Esteja disposto a discutir opções de pagamento flexíveis ou a ajustar termos, se necessário. Caso não tenha uma proposta imediata na condição requisitada pelo cliente, evite a negação direta. Considere uma contraproposta em condições viáveis para a empresa.

• ●     Persistência educada

Seja persistente na busca pelo pagamento, mas de maneira educada. Envie lembretes amigáveis e, se necessário, escalone a abordagem de forma gradual, com espaçamento de tempos em tempos.

●     Documentação adequada

Mantenha registros claros de todas as transações, acordos e comunicações. Isso pode ser útil caso seja necessário recorrer a medidas mais formais no futuro, como uma execução de dívida em cartórios ou uma ação judicial.

• ●     Manutenção do relacionamento

A cobrança não deve comprometer permanentemente o relacionamento com o cliente. Trabalhe para resolver a situação de maneira a chegar a uma solução viável para ambas as partes se sentirem satisfeitas.

• ●     Consistência nas cobranças para todos os clientes em dívida

Mantenha uma abordagem consistente ao lidar com diferentes clientes e situações. Isso ajuda a estabelecer padrões e a evitar qualquer tratamento percebido como injusto.

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