Nota de débito ou fatura: entenda a diferença

A nota de débito é diferente da fatura fiscal, apesar de serem dois documentos para cobrar valores a receber. Entenda a diferença e para que serve cada um.

nota de debito ou fatura imprimindo pra poder entender a diferença

Autor: Marlise Brenol

Publicado em 27 de fevereiro de 2023

Quando um prestador de serviço ou funcionário de uma empresa precisa comprovar despesas fora do ambiente de trabalho, como em viagem, a nota de débito é o documento solicitado para o reembolso do dinheiro. Muitas pessoas confundem a fatura com a nota de débito, mas são dois documentos fiscais diferentes.

Notas de débito são um recurso utilizado por empresas que exigem a comprovação de toda e qualquer despesa em viagem ou atividades fora da sede, por exemplo. Esse documento é opcional, não há obrigação legal para as empresas, mas a emissão do documento ajuda na administração dos recursos.

Há empresas que destinam uma verba de alimentação e transporte e não exigem notas de débito, porém esta pode ser uma brecha para desvio de recursos empresariais. O acompanhamento do uso dos recursos por meio de mecanismos eficientes é benéfico tanto para o profissional como para a empresa contratante.

Afinal, o que é nota de débito?

De forma simples e direta: a nota de débito é um documento contábil usado para controle de reembolso de despesas de prestadores de serviço e funcionários em viagem a trabalho ou eventos fora da empresa.

Uma prática comum é as empresas contratarem consultorias. Nesse acordo haverá a emissão de uma nota fiscal sobre o preço do serviço entre as duas empresas. Durante a prestação de serviço, os consultores podem ter gastos adicionais com deslocamento, hospedagem e alimentação, e é aí que a nota de débito entra. Por meio dessa nota a prestadora de serviço vai cobrar o reembolso da contratante.

Essas despesas não têm relação com a atividade-fim da consultoria, por isso não entram na nota fiscal. São despesas e não custos do serviço em si. Acontece de as despesas correntes ao longo do contrato, independentemente de ser de um mês ou um ano, serem pagas pela empresa terceira – a consultoria do exemplo. Ao final do contrato ou de uma temporada de serviço, há o pedido de reembolso em notas de débito comprovadas.

O que deve constar na nota de débito?

Existem informações específicas que devem constar no documento para ser válido. As melhores práticas indicam que no contrato haja a especificação da forma de reembolso com o valor máximo permitido para evitar surpresas. As principais informações que devem constar na nota de débito são:

• data de emissão;

• número do documento;

• dados da empresa emissora da nota (nome, CNPJ, inscrição estadual/municipal, endereço, contatos);

• dados da empresa para a qual a nota de débito está sendo emitida (nome, CNPJ, inscrição estadual/municipal, endereço);

• detalhamento de despesas (descrição, quantidade e valor de cada despesa);

• valor total das despesas;

• data de vencimento.

Qual a diferença entre fatura e nota de débito?

É comum as notas de débito serem chamadas de fatura, mas os dois documentos fiscais são diferentes. A nota de débito é emitida para avisar uma empresa ou cliente sobre um débito para reembolso. Em resumo, é o documento que atesta a pendência de um valor a pagar. As notas de débito não podem ser emitidas para a atividade-fim. Nesse caso é utilizada nota fiscal entre dois CNPJs.

As notas de débito funcionam como um acordo contratado entre empresas para formalizar despesas correlatas a uma prestação de serviço, como deslocamento, alimentação e hospedagem.

Importante: a nota de débito não tem emissão obrigatória. É a empresa contratante que define se a emissão será ou não necessária.

Por sua vez, a fatura também funciona como emissão de nota do tipo contas a receber, mas se refere a valores de serviços relacionados diretamente à prestação do serviço ou à venda de produtos entre empresas. Por isso a fatura não é opcional, e sim obrigatória. A fatura funciona como uma cobrança de pagamento de serviço prestado ou produto entregue.

Apesar de as notas de débito serem padronizadas, podem indicar um saldo positivo (débito) ou negativo (crédito). Uma nota de fatura emite sempre para saldo positivo. Os tipos de notas de débito são: impressa ou eletrônica.

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