Perdi meus documentos em outro estado: o que fazer?
Perdi meus documentos em outro estado: o que fazer?Data de publicação 12 de janeiro de 20267 minutos de leitura
A empresa perdeu meus documentos: como proceder?
Saiba o que fazer caso o empregador perca seus documentos.
Publicado em: 12 de janeiro de 2026
Categoria Segurança na internetTempo de leitura: 6 minutosTexto de: Time Serasa
“A empresa perdeu meus documentos, e agora?” é uma dúvida comum entre profissionais que têm documentação em domínio do empregador. Documentos como carteira de trabalho, contratos, fichas de registro ou documentos fiscais são essenciais para comprovar vínculo empregatício, tempo de serviço e direitos trabalhistas. Por isso, a legislação impõe deveres claros às empresas quanto à guarda dessas informações. Entenda o que acontece quando há extravio, quais são seus direitos e como agir para se proteger.
Assista | Documentos perdidos: saiba o que fazer
O que acontece quando a empresa perde os documentos do funcionário?
Quando a empresa perde documentos de um colaborador, ela pode ser responsabilizada legalmente. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e normas complementares determinam que o empregador deve guardar e zelar pela documentação dos funcionários enquanto durar o vínculo e por um período após o desligamento.
Se houver perda de documentos essenciais, como carteira de trabalho ou registros que comprovem salários e tempo de serviço, o trabalhador pode ter dificuldades para acessar benefícios previdenciários, FGTS ou até comprovar experiência profissional, o que caracteriza prejuízo.
Qual o procedimento quando uma empresa perder documentos importantes seus?
Ao saber do extravio dos documentos, o primeiro passo é comunicar formalmente a empresa, por escrito, solicitando esclarecimentos e providências. A empresa deve registrar a ocorrência internamente e auxiliar o trabalhador na reconstituição dos documentos, incluindo:
- ● emissão de declarações que comprovem vínculo e função;
- ● apoio para retirada de segunda via da carteira de trabalho e outros documentos, se necessário;
- ● fornecimento de comprovantes de pagamento, holerites/contracheques e registros funcionais.
Em alguns casos, pode ser recomendado registrar um boletim de ocorrência (BO), especialmente se houver risco de uso indevido de dados pessoais.
Por quanto tempo uma empresa é obrigada a guardar os documentos do colaborador?
Existem diferentes prazos obrigatórios para as empresas guardarem a documentação de funcionários:
- ● Documentos trabalhistas: pelo menos 5 anos após o término do contrato.
- ● Comprovantes de FGTS e INSS: podem chegar a 30 anos, conforme a finalidade;
- ● Documentos fiscais e contábeis: normalmente entre 5 e 10 anos.
O descumprimento desses prazos pode gerar multas e outras penalidades à empresa.
Qual o valor de indenização por perda de documentos de trabalho?
Quando a perda de documentos causar prejuízos ao trabalhador, pode haver direito à indenização por danos morais e materiais. O valor não é fixo: depende do impacto gerado, da dificuldade de reconstituição dos documentos e das consequências práticas, como perda de benefícios ou atrasos na aposentadoria. Em situações mais graves, a Justiça do Trabalho pode entender que houve falha grave da empresa, ampliando a responsabilização.
Ter os documentos extraviados por uma empresa não é um problema simples, mas a lei protege o trabalhador. Buscar informação, registrar o ocorrido e exigir providências são passos fundamentais para evitar prejuízos maiores e garantir direitos.
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Perguntas frequentes sobre o que fazer se a empresa perdeu meus documentos
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