Nota fiscal série 1 e 2: conheça a diferença

Saiba mais sobre a série de uma nota fiscal, que segue um padrão sequencial, e para que serve.

Atualizado em: 16 de julho de 2024

Categoria Consultar ScoreTempo de leitura: 3 minutos

Texto de: Time Serasa

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Os números de série em notas fiscais têm papel fundamental na organização, controle, prevenção de fraudes e conformidade fiscal das operações comerciais. A série da nota fiscal ajuda a garantir a sistematização da documentação em relação às obrigações legais e fiscais. Muitas empresas adotam nota fiscal 1 e 2 para diferenciar operações.

Entenda qual a diferença entre elas neste artigo.

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O que é uma série de nota fiscal?

A numeração da série de uma nota fiscal segue um padrão sequencial e único, com objetivo de identificar cada documento fiscal.

No caso de empresas que utilizam mais de uma série, esse dado facilita a identificação do grupo de notas a que pertence a série em questão. Ou seja, é possível assim especificar séries para cada tipo de operação, como saídas, entradas e outras.

Como identificar a série de uma nota fiscal

A série de uma nota fiscal é identificada por um conjunto de caracteres alfanuméricos (combinação de letras e números) presentes no próprio documento fiscal.

A série da nota fiscal estará impressa ou indicada de forma clara na própria nota fiscal, seja ela física (impressa em papel), seja eletrônica (emitida digitalmente). Procure por um campo rotulado como "série" ou algo similar.

A série é acompanhada pelo número sequencial da nota, que pode ser apresentado em um formato como "Série: 001/Número: 12345". A série é a parte para identificar o grupo específico de numeração ao qual essa nota pertence.

Além dos detalhes de numeração, também haverá informações sobre o emitente (empresa que emitiu a nota) e o destinatário (pessoa ou empresa que recebeu a mercadoria/serviço).

O que é uma nota fiscal de série 1 e 2

A utilização de diferentes séries com formatos personalizados pode ser uma prática comum em muitos sistemas de emissão de notas fiscais, especialmente quando a empresa tem diferentes canais de venda, tipos de operações ou categorias de produtos e serviços.

Essa abordagem ajuda na organização, identificação e categorização das transações, tornando mais fácil para a empresa e para as autoridades fiscais entenderem os diferentes tipos de operações.

Por exemplo, uma empresa pode usar a série 1 para vendas presenciais na loja física e a série 2 para vendas online via website. Isso permite uma separação clara entre esses dois canais de vendas. Da mesma forma, uma empresa pode usar diferentes séries para categorizar devoluções, remessas para conserto, vendas para diferentes regiões geográficas, entre outros cenários.

Importância da série de nota fiscal

Para empresas

A numeração de série em notas fiscais ajuda a controlar e organizar as transações comerciais de uma empresa. Cada nota fiscal emitida recebe um número de série único para facilitar a identificação e o rastreamento da transação. Isso é essencial para a contabilidade, auditoria e gestão financeira.

Outra vantagem da utilização de números de série é a prevenção de fraudes, duplicações e falsificações de documentos fiscais, evitando golpes. Com números de série únicos, torna-se mais difícil para pessoas mal-intencionadas criar documentos falsos ou duplicados.

A legislação tributária muitas vezes exige a emissão das notas fiscais numeradas sequencialmente e de forma contínua. Isso é necessário para garantir todas as transações devidamente documentadas e os impostos calculados e pagos corretamente.

A numeração de série permite rastrear facilmente as transações comerciais ao longo do tempo. Isso é útil para resolver disputas, acompanhar devoluções, analisar tendências de vendas e cumprir requisitos regulatórios. As autoridades fiscais podem solicitar informações sobre as transações comerciais de uma empresa para fins de auditoria e fiscalização. A numeração de série ajuda a fornecer um registro ordenado e rastreável das atividades da empresa.

Além disso, a numeração de série em notas fiscais aumenta a transparência nas transações comerciais, tanto para a empresa quanto para os clientes. Isso cria um ambiente de confiança entre as partes envolvidas e ajuda a evitar mal-entendidos ou disputas futuras.

Para consumidores

O consumidor pode receber a nota fiscal ou o cupom fiscal, que são documentos diferentes. A nota fiscal é mais completa.

Com as notas fiscais é possível comprovar a compra e de produtos, de serviços prestados, além de ser utilizado para doações a instituições e causas sociais.

Além disso, a inclusão do CPF na nota fiscal também é ferramenta para governos estaduais controlarem a tributação fiscal do comércio, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e combaterem a sonegação de impostos.

Ao pedir para ter o CPF na nota, o consumidor pode concorrer a sorteios e obter descontos. O incentivo é dado por governos de estados como São Paulo, Alagoas, Paraná, Goiás e Rondônia, no IPVA do ano seguinte. Cidades como Rio de Janeiro, Manaus (AM) e Salvador (BA) dão descontos no IPTU.

Quem pede para colocar o CPF na nota pode até consultar esse histórico das operações via internet.

Apesar dos benefícios, não existe relação entre colocar CPF na nota e o aumento do Serasa Score, por exemplo.

Como funciona a numeração de série de uma nota fiscal

A numeração da série de uma nota fiscal segue um padrão sequencial e único, com objetivo de identificar cada documento fiscal de maneira individual. As especificidades da numeração da série podem variar de acordo com as práticas fiscais do local e as escolhas da empresa.

É importante as empresas compreenderem e seguirem as regras fiscais estabelecidas na jurisdição para garantir a emissão adequada e legal de notas fiscais. Entenda as características:
● Sequência numérica: cada nota fiscal é atribuída a um número de série que geralmente começa de um valor inicial, como 1, e aumenta a cada nova nota emitida. Isso cria uma sequência numérica contínua para identificar a ordem das notas que foram emitidas.
● Tamanho da série: o tamanho da série (ou seja, quantos dígitos ela contém) pode variar dependendo da regulamentação local e das necessidades da empresa. Algumas séries de notas fiscais podem ter números pequenos, como "001", "002", enquanto outras podem ter números maiores, como "00001", "00002".
● Dígito verificador: em algumas numerações de série de notas fiscais, especialmente em sistemas mais avançados, um dígito verificador pode ser incluído para evitar erros de digitação e aumentar a segurança. Esse dígito é calculado a partir dos outros dígitos na numeração e serve para verificar se o número foi digitado corretamente.
● Formato personalizado: algumas empresas podem optar por adicionar informações à numeração da série para diferenciar entre diferentes tipos de operações, como vendas presenciais, online, devoluções etc. Isso permite maior organização e categorização das transações.
● Reinício anual ou periódico: em alguns casos, a numeração da série pode ser reiniciada após determinado período, como um novo ano fiscal. Isso pode ser necessário por questões legais ou para facilitar a organização das informações.
● Conformidade legal: a numeração da série de uma nota fiscal deve estar em conformidade com as regulamentações do país ou região na qual a empresa opera. As autoridades fiscais podem ter requisitos específicos para a estrutura e uso das séries de numeração.

Como emitir a nota fiscal corretamente

Confira algumas orientações práticas para a emissão da nota fiscal:

Como MEI emite nota fiscal

No caso do Microempreendedor Individual, o MEI, para emitir as NFS-e, é preciso acessar o Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica ou com o aplicativo no Google Play ou App Store.

Desde 2023, os MEIs de todo país fazem a emissão em um mesmo sistema, visando padronizar as emissões de notas e simplificar a vida dos prestadores de serviço.

Como o Simples Nacional emite nota fiscal

Já para as empresas que se enquadram no Simples Nacional, a emissão das notas também pode ser online através do Portal do Simples Nacional.

O processo é parecido com o do MEI, bastando acessar com informações como o CNPJ e o código de acesso da empresa, além de ter em mãos os dados do cliente para incluir na nota.

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