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Nota fiscal 1 e 2: entenda a diferença

A numeração da série de uma nota fiscal segue um padrão sequencial e único, com o objetivo de identificar cada documento fiscal.

Publicado em: 13 de setembro de 2023

Categoria Consultar ScoreTempo de leitura: 3 minutos

Texto de: Time Serasa

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Os números de série em notas fiscais cumprem um papel fundamental na organização, controle, prevenção de fraudes e conformidade fiscal das operações comerciais. A numeração ajuda a garantir a sistematização adequada da documentação para empresas cumprirem as obrigações legais e fiscais. Muitas empresas adotam nota de série 1 e 2 para diferenciar operações. Entenda como funciona. 

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Por que é importante numerar notas fiscais?

A numeração de série em notas fiscais ajuda a controlar e organizar as transações comerciais de uma empresa. Cada nota fiscal emitida recebe um número de série único para facilitar a identificação e o rastreamento da transação. Isso é essencial para a contabilidade, auditoria e gestão financeira.

Outra vantagem para a utilização de números de série é a prevenção de fraudes, duplicações e falsificações de documentos fiscais. Com números de série únicos, torna-se mais difícil para pessoas mal-intencionadas criar documentos falsos ou duplicados, pois os números de série devem seguir uma sequência lógica.

A legislação tributária muitas vezes exige a emissão das notas fiscais numeradas sequencialmente e de forma contínua. Isso é necessário para garantir todas as transações devidamente documentadas e os impostos calculados e pagos corretamente.

A numeração de série permite rastrear facilmente as transações comerciais ao longo do tempo. Isso é útil para resolver disputas, acompanhar devoluções, analisar tendências de vendas e cumprir requisitos regulatórios. As autoridades fiscais podem solicitar informações sobre as transações comerciais de uma empresa para fins de auditoria e fiscalização. A numeração de série ajuda a fornecer um registro ordenado e rastreável das atividades da empresa.

Além disso, a numeração de série em notas fiscais aumenta a transparência nas transações comerciais, tanto para a empresa quanto para os clientes. Isso cria um ambiente de confiança entre as partes envolvidas e ajuda a evitar mal-entendidos ou disputas futuras. 

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Como funciona a numeração de série de uma nota fiscal

A numeração da série de uma nota fiscal segue um padrão sequencial e único, com objetivo de identificar cada documento fiscal de maneira individual. As especificidades da numeração da série podem variar de acordo com as práticas fiscais do local e as escolhas da empresa.

É importante as empresas compreenderem e seguirem as regras fiscais estabelecidas na jurisdição para garantir a emissão adequada e legal de notas fiscais. Entenda as especificidades:

  • ●     Sequência numérica: cada nota fiscal é atribuída a um número de série que geralmente começa de um valor inicial, como 1, e aumenta a cada nova nota emitida. Isso cria uma sequência numérica contínua para identificar a ordem das notas que foram emitidas.
  • ●     Tamanho da série: o tamanho da série (ou seja, quantos dígitos ela contém) pode variar dependendo da regulamentação local e das necessidades da empresa. Algumas séries de notas fiscais podem ter números pequenos, como "001", "002", enquanto outras podem ter números maiores, como "00001", "00002".
  • ●     Dígito verificador: em algumas numerações de série de notas fiscais, especialmente em sistemas mais avançados, um dígito verificador pode ser incluído para evitar erros de digitação e aumentar a segurança. Esse dígito é calculado a partir dos outros dígitos na numeração e serve para verificar se o número foi digitado corretamente.
  • ●     Formato personalizado: algumas empresas podem optar por adicionar informações à numeração da série para diferenciar entre diferentes tipos de operações, como vendas presenciais, online, devoluções etc. Isso permite maior organização e categorização das transações.
  • ●     Reinício anual ou periódico: em alguns casos, a numeração da série pode ser reiniciada após determinado período, como um novo ano fiscal. Isso pode ser necessário por questões legais ou para facilitar a organização das informações.
  • ●     Conformidade legal: a numeração da série de uma nota fiscal deve estar em conformidade com as regulamentações do país ou região na qual a empresa opera. As autoridades fiscais podem ter requisitos específicos para a estrutura e uso das séries de numeração.

O que é uma nota fiscal de série 1 e 2

A utilização de diferentes séries com formatos personalizados pode ser uma prática comum em muitos sistemas de emissão de notas fiscais, especialmente quando a empresa tem diferentes canais de venda, tipos de operações ou categorias de produtos e serviços. Essa abordagem ajuda na organização, identificação e categorização das transações, tornando mais fácil para a empresa e para as autoridades fiscais entenderem os diferentes tipos de operações.

Por exemplo, uma empresa pode usar a série 1 para vendas presenciais na loja física e a série 2 para vendas online via website. Isso permite uma separação clara entre esses dois canais de vendas. Da mesma forma, uma empresa pode usar diferentes séries para categorizar devoluções, remessas para conserto, vendas para diferentes regiões geográficas, entre outros cenários.

Como identificar a série de uma nota fiscal

A série de uma nota fiscal é identificada por um conjunto de caracteres alfanuméricos (combinação de letras e números) presentes no próprio documento fiscal. A série da nota fiscal estará impressa ou indicada de forma clara na própria nota fiscal, seja ela física (impressa em papel), seja eletrônica (emitida digitalmente). Procure por um campo rotulado como "série" ou algo similar.

A série é acompanhada pelo número sequencial da nota, que pode ser apresentado em um formato como "Série: 001/Número: 12345". A série é a parte para identificar o grupo específico de numeração ao qual essa nota pertence. Além dos detalhes de numeração, também haverá informações sobre o emitente (empresa que emitiu a nota) e o destinatário (pessoa ou empresa que recebeu a mercadoria/serviço).

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